Offentliga handlingar och diarium
Begära ut en allmän handling
Enligt offentlighetsprincipen har alla rätt att ta del av allmänna handlingar, som är offentliga. Kontakta oss för att få ut en handling, i första hand via e-post:
E-post: motala.kommun@motala.se.
Du behöver tala om vilka handlingar du är intresserad av att se, för att vi ska kunna söka efter dem. Du behöver inte berätta vad du heter eller varför du vill se en viss handling. Handlingen ska sedan lämnas ut så snart som möjligt. Du kan få betala en avgift för kopiorna.
Läs mer om avgift för kopiering av allmänna handlingar:
Avgift för kopiering av allmänna handlingar
En handling som begärts ut granskas enligt offentlighets- och sekretesslagen samt dataskyddsförordningen innan den lämnas ut. Om du inte får ta del av handlingen så har du rätt att få ett skriftligt avslagsbeslut som du kan överklaga.
Du som är journalist kan låna en dator i Servicecenter.
Handlingar hos nämnderna
Varje nämnd ansvarar för sitt eget diarium. Om du vill begära ut handlingar som finns hos någon nämnd hittar du kontaktuppgifter på nämndens webbsida.
Här hittar du en sammanställning av kommunens nämnder:
Allmänna handlingar kan vara både pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter, som ett e-postmeddelande eller uppgift i ett datasystem. Handlingarna är för det mesta offentliga. Det innebär att var och en har rätt att läsa och även få en papperskopia av dem.
En handling är allmän om den:
- förvaras hos en myndighet (till exempel kommunstyrelsens förvaltning eller en nämnd). Den kan till exempel förvaras i en mapp på datorn, i en pärm eller finnas registrerad i diariet.
- är inkommen till myndigheten, har skickats eller på annat sätt överlämnats dit eller
- är upprättad. Den räknas som upprättad till exempel när den är färdigskriven, när den har skickats eller när det ärende som handlingen tillhör är klart.
Ett diarium är ett register över vilka handlingar som finns hos kommunen. Handlingarna sorteras i olika ärenden för att det ska vara lätt att hitta handlingar som handlar om samma sak. Varje nämnd har sitt eget diarium.
I diarierna finns handlingar, dokument, ärenden, kallelser och protokoll som är inkomna, upprättade (skapade) eller som har skickats. Diariet är offentligt och alla har rätt att söka och läsa i diariet. Kontakta registrator eller nämndsekreterare för respektive nämnd för att få del av handlingar i diariet.
Här hittar du en sammanställning av kommunens nämnder:
Du kan även hitta handlingar i arkivet:
Vad som är sekretess bestäms av offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessbelagda (hemliga) handlingar får inte lämnas ut. Ibland är en del av en allmän handling sekretessbelagd, och du har då rätt att se de delar som är offentliga. Exempel på handlingar som är sekretessbelagda är ärenden som handlar om en enskilds personliga förhållanden inom socialtjänsten.
Om du skickar ett brev till kommunen blir det offentligt, om det inte finns regler i offentlighets- och sekretesslagen som säger att det inte ska vara så. Det räcker inte att skriva ”hemligt” eller ”förtroligt” på ett brev till kommunen.
Kommunen beslutar om en handling är hemlig och att den inte ska lämnas ut. Du har alltid rätt att överklaga ett sådant beslut till kammarrätten.
Läs mer om hur du överklagar beslut:
Grundregeln är att allmänna handlingar ska bevaras för att säkerställa allmänhetens möjlighet att få tillgång till dem. Om det finns ett gallringsbeslut i en dokumenthanteringsplan, får de dock gallras, det vill säga raderas. Enligt gällande lagstiftning kring arkiv och arkivering är det vissa handlingar som aldrig får gallras, utan ska bevaras för evig tid, exempelvis beslut i en nämnd, elevhälsovårdsjournaler, slutbetyg och barnplaceringsakter.
Läs mer om arkiv och släktforskning:
Dataskyddsförordningen är en lag som skyddar människor från att deras personliga integritet kränks genom att deras personuppgifter behandlas.
Läs mer om hur kommunen behandlar dina personuppgifter (GDPR):
Kontakt
Servicecenter
Telefon: 0141-22 50 00
E-post: motala.kommun@motala.se