Föreningsarkivet har inga fasta öppettider. Behöver du tillgång till material som finns i arkivet kan du kontakta Servicecenter:

Telefon: 0141-22 50 00.

Du som bokat en tid kan besöka arkivet i Räddningstjänstens lokal på Glimmervägen 2.

Karta

Här kan du se adressen på en karta:

Föreningsarkivet hette tidigare Folkrörelsernas arkiv i Motala, men finns nu hos Motala kommun. Här finns handlingar från föreningslivet i Motala med omnejd. Många handlingar är från arbetarrörelsen och nykterhetsrörelsen, men det finns också handlingar från det moderna föreningslivet. Vi har också arkivexemplar av  Motala och Vadstena Tidning från år 1919.

Aktiva organisationer kan deponera sina arkivhandlingar i Föreningsarkivet. Vi ansvarar för att handlingarna förvaras säkert och ordnade enligt god arkivsed. Deponerade arkiv är och förblir föreningens egendom, men om inget annat anges är de tillgängliga för forskning.

Om organisationen uppgår i en annan organisation ska denna överta avtalet om arkivdeposition. Om organisationen läggs ner övertar Motala kommun ägaransvaret för handlingarna.

Kostnad

Avgiften för deposition i Föreningsarkivet är 250 kronor per påbörjad hyllmeter och år.

Överlåtelse av arkiv

Centralarkivet kan i viss utsträckning ta emot personarkiv och nedlagda organisationers arkiv för förvaring i Föreningsarkivet, om det är av allmänt intresse. I dessa fall skrivs ett gåvoavtal om överlåtelse av arkiv och Motala kommun övertar ägaransvaret för arkivhandlingarna.

Vad bör bevaras?

Ett arkiv ska återspegla föreningens verksamhet.

Utöver bokföringslagen finns inga egentliga lagkrav för bevarande av föreningsverksamhetens handlingar. Istället kan man se till forskningsändamål och bevarande av föreningens identitet. Huvudregeln är att material skapat av den egna föreningen alltid är värt att bevara. Detsamma gäller brev och skrivelser som är direkt ställda till föreningen.

Exempel på handlingar som är värda att bevara:

• protokoll
• inkommande och utgående skrivelser och brev
• stadgar
• historiker, jubileumsskrifter och egna trycksaker
• avtal
• verksamhets– och revisionsberättelser
• medlemsregister
• kassaböcker
• bokslut och budgetar
• statistik
• ritningar och kartor
• fotografier
• tidningsurklipp

Det som inte ska bevaras ska slängas innan det levereras till arkivet. På fackspråk kallar man det för att gallra.

Vid leveranser vill vi att ni kontaktar oss i god tid innan så vi har möjlighet att ta emot på bästa sätt. Tid för leverans bokas in efter överenskommelse med kommunarkivet.

Reversal

Reversalen är en förteckning av de handlingar som lämnas till arkivet. I den ska du ange vilken typ av handlingar det är, hur många volymer det är, vilken tidsperiod de kommer ifrån och eventuell övrig information som vi kan ha nytta av.

Skriv gärna ut leveransreversalen och ta med den ifylld då ni lämnar in arkivhandlingarna till oss:

Reversal – Föreningsarkivet

Arkivredovisning enligt allmänna arkivschemat

För att underlätta mottagandet vill vi att ni redan i förväg har sorterat handlingarna enligt schemat.

• A Protokoll och föredragningslistor
• B Utgående handlingar
• C Diarier
• D Register och liggare
• E Inkomna handlingar och korrespondens
• F Ämnesordnade handlingar
• G Räkenskaper
• H Statistik
• J Kartor och ritningar
• K Fotografier, film, ljud- och videoband
• L Pressklipp och trycksaker
• Ö Övriga handlingar (eventuella föremål som fanor, standar, klubbnålar, med mera)

För att föreningens handlingar ska hålla och vara tillgängliga så länge som möjligt rekommenderar vi att ni läser igenom nedanstående tips.

Använd arkivvänligt material

Se till att föreningen använder papper, pennor och skrivare som klarar av att arkiveras utan att förstöras. Rensa också bort post-it-lappar, gem, plastfickor, häftklamrar och tejp – dessa skadar pappret.

Använd gärna arkivbeständigt papper, Svenskt arkiv (80 eller 100 gram), till handlingar som ska sparas och användas mycket., exempelvis protokoll, verksamhetsberättelsens original och kontrakt. För handlingar som ska sparas men inte utsättas för så stort slitage kan så kallat åldringsbeständigt papper användas.

Pennor och liknande bör vara märkta med ”Svenskt arkiv”, vilket betyder att de är godkända av Sveriges provnings- och forskningsinstitut (SP) som testar och bestämmer materialens arkivbeständighet. Även kopieringsmaskiner, laserskrivare med mera provas av SP.

Undvik digital förvaring

Handlingar som ska sparas bör tas ut på papper. Disketter, hårddiskar och CD-skivor är inte bra medier för långtidsförvaring av information.

Sortering av handlingar

För att underlätta arbetet med att bevara och gallra är det bra att från början planera hanteringen av pappersflödet inom föreningen. Varje förening bör utse en arkivansvarig, som ansvarar för att handlingarna från olika förtroendevalda hålls samman och inte splittras vid funktionärsbyten. Den arkivansvarige kan också ansvara för kontakten med föreningsarkivet och att material levereras dit.

Tänk på att inte förvara cirkulär, arbetsmaterial, kladdar och annat material som ska slängas tillsammans med handlingar som ska bevaras. Cirkulär från distrikt och riksorganisationer kan förvaras i separata pärmar så att de lätt kan gallras när de blir inaktuella. Glöm inte att skriva årtal på handlingarna.

De föreningar som har sina handlingar deponerade i arkivet bestämmer själva över om det får forskas i handlingarna. Deras handlingar är inte offentliga handlingar. Handlingar från nedlagda föreningar är alltid tillgängliga för forskning.

Tänk på att det material som du forskar i är unikt då det rör sig om arkivhandlingar som endast finns i ett exemplar. Du ansvarar personligen för det material du tittar i.

Vi tar tacksamt emot avhandlingar, texter och andra arbeten som bygger på våra handlingar.