Samverkansmöten sparar mycket tid

Publicerad: 8 mars, 2018 kl 13:10

två kvinnor på ett kontor.

Annie Öhlén och Marie Wetter i ekonomigruppen på socialkontoret tycker att en bieffekt av samverkansmöten med andra myndigheter är att de lärt känna varandra bättre och blivit som kollegor. Fotograf: Jessica Henulin

Månadens goda exempel mars 2018

Vissa möten är rena tidstjuvar, men sen finns det möten som ger klirr på minutkontot. Socialkontorets ekonomigrupp har infört samverkansmöten med Arbetsförmedlingen och Region Östergötland. En ren tidsvinst.

Ett telefonsamtal här, ett mail där. Småsakerna som vi gör på jobbet för att få tag på en annan person är tidsödande. När det handlar om hundratals ärenden blir minuterna snabbt till timmar. På socialkontorets försörjningsstödsenhet kände personalen att de la ner alldeles för mycket tid på att söka professionella inom andra verksamheter, exempelvis Arbetsförmedlingen, vården eller Försäkringskassan.

– Det är ofta som man sitter med ett ärende där man behöver samverka, men det är svårt att hitta en tid för alla är så upptagna med klientbesök och andra möten. Det kan dra ut väldigt mycket på tiden innan man får kontakt och då kommer vi inte vidare, säger socialsekreterare Annie Öhlén, som poängterar att för att myndigheter ska kunna diskutera ett ärende krävs individens skriftliga samtycke.

Felaktiga förväntningar

Annie Öhlén, Marie Wetter och andra kollegor i ekonomigruppen har därför drivit igenom månatliga samverkansmöten med psykiatri- och beroendemottagningarna inom Region Östergötland samt Arbetsförmedlingen. På dessa möten, som brukar ta runt en och en halv timme, kan enkla frågor redas ut. Om det behövs djupare diskussioner tillsammans med den som är berörd, så bokas ett nytt möte direkt.

– Ofta rör det sig om rena missförstånd, man kanske har felaktiga förväntningar på vad den andra parten kan hjälpa till med. Ungefär hälften av de ärenden som vi har tagit upp reder vi ut på sittande möte. Det blir en tydlig samordnad planering som gör processen förutsägbar, säger Marie Wetter.

Avsiktsförklaring är nyckeln

Liknande samverkansgrupper har funnits förut men de har ofta varit personberoende. När en eldsjäl har slutat har det runnit ut i sanden. I det här fallet är arbetssättet förankrat på chefsnivå genom en avsiktsförklaring.

– Det gör att det blir en del av det vardagliga arbetet. Varje myndighet ansvarar för att skicka någon representant till mötet. Det blir mer strukturerat och förutsägbart genom att vi har fått till en avsiktsförklaring, säger Annie Öhlén.

En bieffekt av samverkansmötena är att de har lärt känna personalen inom de andra verksamheterna och blivit mer som kollegor. Varje möte är ett tillfälle till lärande om varandras profession och vad de andra kan erbjuda. Det höjer kvaliteten i handläggningen av alla ärenden.

– Vi hushåller med varandras tid. Och om jag behöver ta kontakt för att lösa en akut fråga som inte kan vänta till nästa samverkansmöte, så vet den jag behöver samverka med att det verkligen är viktigt, säger Marie Wetter.

Hon och Annie Öhlén ser stora möjligheter att arbetsmetoden kan spridas till andra verksamheter. Samverkansmöten sker även med de tre vårdcentralerna i Motala, men där finns ännu ingen avsiktsförklaring.


Varje dag hittar vi lösningar som fungerar och låter dem bli en del av våra rutiner.

Månadens goda exempel är till för att lyfta dessa idéer så att de kommer till användning för oss alla.