Lättare att följa våra digitala anvisningar

Publicerad: 14 november, 2018 kl 07:45

Fem kvinnor utomhus.

Personalstrategerna Anna Hagström, Ewa Soame, Elinor Ekblad, Siv Eriksson och Bodil Fridén tycker att det borde vara självklart att använda nya tekniska verktyg som förenklar vardagen för alla medarbetare. Fotograf: Jessica Henulin

Månadens goda exempel november 2018

Varför göra något svårt när man kan göra det enkelt? Personalenheten har börjat med ett nytt sätt att presentera anvisningar för chefer och medarbetare. Ut med tunga dokument och in med lättillgängliga texter där processer förklaras steg för steg.

Vi lever i en digital värld, och förlitar oss på att hitta den information vi söker med en googling. Borta är tiden då vi samlade papper i pärmar. Ändå produceras det i kommunen en mängd anvisningar och andra styrdokument som bygger på att de presenteras och antas i flera olika instanser för att de ska bli gällande. Och när de väl är antagna kan det dröja många år innan man ger sig på att uppdatera dem eftersom processen är så komplicerad.

– Det är ohållbart att behöva gå igenom alla de här stegen för att få mindre förändringar godkända, om det till exempel kommer en ny lag eller om vi hittar smartare sätt att jobba, säger Elinor Ekblad.

Hänvisar till Chefsportalen

Hon och övriga personalstrateger på kommunens personalenhet provar ett nytt sätt för att vi ska kunna jobba mer effektivt. Anvisningarna måste fortfarande antas av exempelvis kommundirektören. Men i stället för ett dokument på flera sidor, så innehåller det formella anvisningsdokumentet bara själva beslutet i stora drag, med en hänvisning till Chefsportalen för att ta reda på mer exakt hur man går till väga. Chefsportalen är den del av Motala kommuns intranät som riktar sig mot chefer.

– På det sättet blir det tydligt att det är det som står på Chefsportalen som gäller, säger Ewa Soame.

Kan användas av fler

På Chefsportalen, och förstås även Medarbetarportalen som riktar sig mot alla medarbetare, är det lättare att hålla informationen uppdaterad och aktuell. Det går att presentera information på ett enklare sätt, så att man lätt får en överblick över de olika stegen i en komplicerad process. När man är iväg från kontoret finns informationen lika tillgänglig i exempelvis en smartphone.

– Det blir mer tillförlitligt, men det bygger på att användarna litar på systemet och inte har en massa egna pärmar och nedsparade dokument så att det inte blir oklarhet om vilket det är som gäller, säger Bodil Fridén.

Personalenheten har hittills tagit fram två anvisningar på det här nya sättet, dels om chefsintroduktion, dels om kompetensbaserad rekrytering. Men de tror att det här är ett arbetssätt som kan, och bör, anammas av alla verksamheter inom kommunen, som tar fram anvisningar på tjänstemannanivå.


Månadens goda exempel är till för att sprida idéer som har bidragit med smarta lösningar inom Motala kommuns verksamhet. Det kan till exempel handla om effektivare arbetssätt, nya samarbeten och utvecklade tjänster med stöd av ny teknik. Dela med dig av genomförda idéer! De kan komma till användning och inspirera fler.