De hittade bästa processen

Publicerad: 20 augusti, 2018 kl 14:27

Tre personer som står på rad och håller upp ett stort papper med post it-lappar.

Marino Martinovic, Elisabeth Rosenqvist och Fredrik Zeitelberg i plan- och miljöförvaltningens stab tror att många verksamheter i kommunen skulle ha nytta av att gå igenom sina processer för att hitta bättre arbetssätt. De förespråkar post it-metoden. Fotograf: Jessica Henulin

Månadens goda exempel augusti 2018

Post it-lappar kan bli riktiga ögonöppnare. Plan- och miljöförvaltningen har genom att processkartlägga kommit på hur de kan jobba smartare och mer lika. Tanken är att det ska leda till effektivare arbetssätt som sparar tid och resurser.

Gör vi verkligen rätt saker, och gör vi dem på rätt sätt? Hur löser vi vårt uppdrag mest effektivt? Det är frågor som plan- och miljöförvaltningen, som ansvarar för ärenden inom exempelvis bygglov, lantmäteri, räddningstjänst, miljö och hälsa, har brottats med.

– Ett nytt ärendehanteringssystem som är gemensamt för hela förvaltningen ska införas och det gör att vi kan arbeta på samma sätt med ärendehandläggning inom alla enheter. Vi måste därför hitta ett gemensamt arbetssätt och då är det naturligt att fråga sig – hur gör vi i dag, och hur borde vi göra? säger Fredrik Zeitelberg, controller på förvaltningen.

Post it-lappar viktig roll

Han har tillsammans med nämndsekreterare Elisabeth Rosenqvist och IT-samordnare Marino Martinovic, och i tätt samarbete med hela administratörsgruppen, drivit projektet ”Vision framåt”. I det har en kartläggning av förvaltningens ärendeprocess tagits fram.

Vid ett antal olika workshops fick personalen kartlägga de olika momenten i handläggningen genom att sätta upp post it-lappar på ett långt papper som representerade processen. På så sätt fick man visuellt se de olika stegen och kunde även flytta på lappar för att hitta det mest optimala arbetssättet.

Input på eget arbetssätt

– Det var ett otroligt engagemang. Alla blir aktiva och kan vara med i diskussionen och argumentera för vad man tycker är bäst. Det är också väldigt lärande eftersom man ifrågasätter sitt eget sätt att arbeta och får input från andra enheter, säger Fredrik Zeitelberg.

Genom dessa workshops kunde gruppen spika en process som alla olika verksamheter inom förvaltningen kan skriva under på.

– Det är en stor fördel att vi jobbar likartat, för då kan de olika enheterna täcka upp för varandra vid arbetstoppar. Om det är tydligt vem som gör vad och när, så är det lättare för andra att hjälpa till vid dessa tillfällen, säger Elisabeth Rosenqvist.

 På vilket sätt får medborgarna nytta av detta?

– Det blir en effektivare process och därmed en snabbare hantering av ärenden. De kan också lita på att ärenden handläggs enhetligt, oavsett vem som är handläggare, och på så sätt blir det mer rättssäkert hanterat, säger Fredrik Zeitelberg.


Månadens goda exempel är till för att sprida idéer som har bidragit med smarta lösningar inom Motala kommuns verksamhet. Det kan till exempel handla om effektivare arbetssätt, nya samarbeten och utvecklade tjänster med stöd av ny teknik. Dela med dig av genomförda idéer! De kan komma till användning och inspirera fler.