Roligt och tidsbesparande med nya arbetsmetoder

Fr v Sandra Karlsson, socialsekreterare, Joahn Byrsjö, socialsekreterare, Cecilia Yevno, förste socialsek-reterare och Lilane Lundvall Egnell, sektionschef på socialkontoret visar gärna sina visualiseringstavlor.

Månadens goda exempel i juni

Visualiseringar på tavlor och e-tjänster har frigjort mer tid och samtidigt är arbetet så mycket roligare. Medarbetarna på socialkontoret berättar gärna hur de har förenklat arbetet utan att göra avkall på kvaliteten.

I maj 2018 beslutade socialnämnden att socialkontoret skulle gå med i ett SKL-projekt som handlar om att bryta ett långvarigt bidragsberoende. Med Angereds kommun som inspiration samt stöttning i kreativa metoder av Kirsi Mikkonen, verksamhetsutvecklare, började man under hösten att visualisera sitt arbete på tavlor. De skapar numera aktiviteter kopplade till sina arbetsmål och följer sina ärenden med färgade pluppar på flera visualiseringstavlor. Varje handläggare har sin egen tavla på rummet och ute i korridoren summerar enheten det gemensamma arbetet på större tavlor.

Målet är att enhetens handläggningsprocesser ska kortas ner betydligt vilket man hoppas ska leda till mindre administrationstid, tid som man istället kan använda till fler möten med klienter.

Smidig ansökan via e-tjänster

För två månader sedan utökades förbättringsåtgärderna med e-tjänster, ett arbete som är under ständig utveckling. Klienterna väljer själva att följa sitt ärende via ”Mina sidor” och även söka sitt bidragsstöd med hjälp av e-ansökan, i stället för att fylla i en pappersblankett. Ansökningen går direkt in i verksamhetssystemet Viva och sparar också tid vid handläggningen.

I dag använder 120 hushåll av totalt 600 ”Mina sidor” och 20 hushåll har sökt stöd via e-tjänsten. Här är målet att lyckas få med så många klienter som möjligt i den papperslösa administrationen. Man har gjort ett flertal telefonintervjuer för att ta reda på klientens behov och önskemål och planerar att bjuda in till brukarråd under hösten 2019.

Arbetet med såväl visualiseringstavlor som e-tjänster har fått uppmärksamhet. Medarbetarna på socialkontoret har flera nyfikna ögon på sig från övriga grupper på kontoret som arbetar med samma målgrupp.

– Det ska bli intressant att se vilken effekt digitaliseringen har för vår reception, växeln, våra medarbetare och samverkanspartners. Det är i första hand klienterna som drar nytta av vårt nya arbetssätt då de får mer av vår arbetstid, säger Lilane Lundvall Egnell, sektionschef på socialkontoret.

Det råder ingen tvekan om att de kommer fortsätta utveckla sitt nya arbetssätt genom att testa sig fram. Förtroende finns uppifrån och ambitionen är stark att fortsätta minska bidragsberoendet.

– Biståndsbehovet finns kvar men vi ser ett mönster, vet var vi ska skruva och hoppas se en tydlig effekt i höst, säger Tove Asplund Stolt, förste socialsekreterare.

Tove fortsätter:

– Det är så mycket roligare att jobba, jämfört med tidigare, och det är en vinst i sig. Jag gillar vårt effektiva arbete då vi förenklar utan att göra avkall på kvaliteten.

Månadens goda exempel är till för att sprida idéer som har bidragit med smarta lösningar inom Motala kommuns verksamhet. Det kan till exempel handla om effektivare arbetssätt, nya samarbeten och utvecklade tjänster med stöd av ny teknik. Dela med dig av genomförda idéer! De kan komma till användning och inspirera fler