Fakturor till och från Motala kommun

Här finns information till dig som är leverantör och ska skicka faktura till Motala kommun för varor eller tjänster. Du som är kund hos kommunen kan hitta information om e-faktura, autogiro och vad som händer om du inte betalar fakturan i tid.

Observera att Motala kommun bara tar emot e-faktura. Om du inte vet hur du ska göra för att skicka e-faktura kan du läsa mer nedan.

Det här ska fakturan innehålla

För att kommunen ska kunna betala inkomna fakturor är det viktigt att det tydligt framgår att det är Motala kommun som är fakturamottagare, vad som har levererats och vem inom kommunen som har gjort beställningen. Om nödvändiga uppgifter saknas på fakturan kommer den att returneras till avsändaren.

Referens (MZ-kod)

För att fakturan ska kunna styras till rätt mottagare är det viktigt att det finns ett särskilt referensnummer på fakturan. Referensnumret består av en bokstavs- och sifferkombination, och ska uppges av kommunens beställare. Referenskoden börjar alltid med MZ, exempelvis MZ123ABC och ska anges med versaler och utan mellanslag. Om du inte har fått någon referenskod ska du be beställaren om den.

Fakturaadress

På samtliga fakturor som ställs ut till kommunen ska fakturaadressen vara:

Motala kommun
Fakturaskanning
Box 5121
591 05  MOTALA

Övriga uppgifter

Följande uppgifter måste finnas på leverantörsfakturan för att den ska kunna behandlas av Motala kommun:

  • Kommunens fakturaadress
  • Korrekt referensnummer
  • Leveransadress
  • Kommunens beställare (namn och enhet)
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum
  • Fakturabelopp
  • Information om F-skatt
  • Momsbelopp och tillämpad momssats
  • Leverantörens plusgiro eller bankgiro
  • Leverantörens Organisationsnummer
  • Leverantörens namn, adress och kontaktuppgifter

Rekvisition, följesedel eller specifikation

Om inköp har gjorts via rekvisition ska denna bifogas i original med fakturan. Det gäller även om fakturan hänvisar till en följesedel eller en specifikation.

Betalningsvillkor

Motala kommun tillämpar alltid, såvida inte särskild annan överenskommelse har träffats, betalningsvillkoret 30 dagar efter ankomstdatum. Vi betalar inga faktureringsavgifter eller liknande påslag på fakturan eller eventuella dröjsmålsräntor som överstiger räntelagens bestämmelser.

Leverantörer som inte är godkända för F-skatt

Om leverantören inte är godkänd för F-skatt vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället kommer betalningen att reduceras med ett belopp motsvarande skatt på 30 procent. Vid betalning till en fysisk person kommer även beloppet att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det reducerade beloppet kommer sedan att betalas in till Skatteverket av Motala kommun. Om du som privatperson utfört en tjänst skall alltid ett konsultkontrakt upprättas och bifogas till fakturan.

Om leverantören är en ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade, kommer betalningen ske utifrån den faktura som leverantören skickat till oss. Detta förutsatt att en kopia av ett giltigt intyg bifogas fakturan.

Återbetalning av leverantörsfaktura

Om Motala kommun gjort en felaktig utbetalning eller om du som leverantör ska betala tillbaka en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till bankgiro: 366-5486. Vänligen märk inbetalningen med fakturanumret så vi kan hänföra betalningen rätt.

Enligt Lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling ska alla inköp som kommunen gör faktureras med e-faktura. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Lagen gäller inte om e-faktura innebär en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet.

Läs mer:

Ni som kan e-fakturera redan idag

Motala kommun kan ta emot fakturor via nätverket Peppol. I så fall behöver ni ansluta er via ett företag som stödjer er e-fakturering via Peppol. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via Peppol-nätverket. De format som Motala kommun kan ta emot i Peppol-nätverket är:

  • Peppol BIS Billing 3
  • Svefaktura 1.0

Vänligen vänd er till vår VAN-leverantör Pagero för frågor kring anslutning.

Kontaktuppgifter till Pagero:

E-post: info@pagero.com

Telefon: 031-730 88 30

Ni som inte e-fakturerar idag

Om ni inte har ett affärssystem:

Kontakta vår VAN-leverantör Pagero enligt ovanstående kontaktuppgifter

Om ni har ett affärssystem:

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystem/ekonomisystem. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

Här finns information till dig som får fakturor från Motala kommun eller som på annat sätt behöver göra inbetalningar till kommunen. Kommunens fakturor kan till exempel avse barnomsorg, äldreomsorg, vatten och avfall, ansökan om bygglov eller liknande.

Bankgiro

Motala kommun använder bankgiro som inbetalningssätt. På fakturor från kommunen finns angivet vilket bankgirokonto och OCR-nummer som ska anges vid inbetalningen.

Olika bankgiron används för olika typer av fakturor, därför är det viktigt att du anger rätt bankgiro och OCR-nummer när du betalar med eget inbetalningskort eller via din internetbank.

Elektronisk faktura

Om du som privatperson sköter dina bankärenden via din internetbank finns möjlighet att få e-faktura från Motala kommun. Det innebär att du får fakturan presenterad i din internetbank istället för att få en pappersfaktura skickad till dig. Med e-faktura sparar du både på miljön och på din egen tid. Anmälan gör du i din internetbank.

Autogiro

Ett annat sätt att betala dina fakturor är via autogiro. Autogiro innebär att den faktura du får skickad till dig i pappersformat, betalas automatiskt på fakturans förfallodag. Summan dras från det konto du angivit på blanketten ”autogiromedgivande” under förutsättning att det finns täckning på kontot. För att anmäla autogiro kontakta ekonomienheten via e-post eller via telefon, du får då en medgivandeblankett hemskickad som sedan returneras i fylld till kommunen. Anmälan kan även göras i din internetbank.

Obetalda fakturor

Om du har fått en faktura och inte betalar i tid skickas en betalningspåminnelse. Detta görs cirka fem dagar efter fakturans förfallodag. En särskild påminnelseavgift tas då ut med 60 kronor. Om fakturan inte betalas trots påminnelsen skickas ett inkassokrav ut. Motala kommun har tecknat avtal med ett externt inkassobolag som sköter inkassohanteringen från påminnelse till krav.

Skjuta upp betalning

Om det finns särskilda skäl kan du beviljas anstånd med betalning. Det betyder att du kan skjuta upp betalningen en viss period som vi kommer överens om. Hör av dig till Redovisningsenheten för en diskussion om förutsättningarna. Kontaktuppgifter hittar du nedan eller på fakturan.

Utlandsbetalning

Det går att betala till kommunen även om du befinner dig utomlands, men då måste du ange vårt IBAN-nummer (International Bank Account number) och BIC-kod (Bank Identifier Code). BIC kallades tidigare för SWIFT-kod.

IBAN: SE18 8000 0848 0602 4000 0091

SWIFT/BIC: SWEDSESS

Kommunens huvudbankgiro: 366-5486. Detta ska bara användas för enstaka inbetalningar.

Elektronisk faktura för företag

Motala kommun kan erbjuda dig som företagare, kommun eller myndighet elektronisk kundfaktura. Meddela oss att ni vill ta emot e-faktura via vår VAN-leverantör Pagero. Det går även bra att maila ert organisationsnummer samt er VAN-leverantör till redovisningsenheten.

Påminnelser skickas ut som pappersfaktura.

Organisationsnummer: 212000-2817

GLN-nummer: 7340039300003

VAT-nummer (momsregistreringsnummer med tillägg för landskoden): SE212000281701

Om du har några frågor kan du kontakta redovisningsenheten.

E-post: ekonomi@motala.se

Telefon: 0141-22 50 00

Öppettider: vardagar 08:00-12:00, 13:00-17:00.

  • Hjälpte informationen på den här sidan dig?
  • Ja   Nej