Offentlig handling

Offentlighetsprincipen ger alla medborgare rätt att ta del av allmänna handlingar.

Enligt lag är en handling allmän när den kommit in till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där. Handlingarna är för det mesta offentliga. Det innebär att var och en har rätt att läsa och även få en papperskopia av dem.

Allmänna handlingar finns både som pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter som e-post och fax. Vänd dig till Motala kommuns registrator för att få ut en handling, motala.kommun@motala.se. Du behöver inte berätta vad du heter eller varför du vill se en viss handling.

En handling är allmän om den:

  • förvaras hos en myndighet (till exempel kommunstyrelsens förvaltning eller en nämnd). Den kan till exempel förvaras i en mapp på datorn, i en pärm eller finnas lagrad i stadens diarier.
  • är inkommen till myndigheten, har skickats eller på annat sätt överlämnats dit.
  • är upprättad. Den räknas som upprättad till exempel när den är färdigskriven, när den har skickats eller när det ärende som handlingen tillhör är klart.
  • är ett protokoll som har justerats (godkänts).

Några handlingar är sekretessbelagda

Sekretessbelagda (hemliga) handlingar får inte lämnas ut. Vad som är sekretess bestäms av offentlighets- och sekretesslagen. Handlingar eller ärenden som handlar om en enskild persons personliga förhållanden kan vara sekretessbelagda. Det kan till exempel vara ärenden som rör socialtjänsten.

Internt arbetsmaterial får bara läsas av anställda. De är inte allmänna handlingar och därför har du inte rätt att läsa dem.

Uppgifter i diarier granskas enligt offentlighets- och sekretesslagen och personuppgiftslagen, PUL, innan de blir tillgängliga på webben. PUL är en lag som ska skydda människor från att deras personliga integritet kränks när deras personuppgifter behandlas. Därför lägger kommunen inte ut uppgifter om personnamn på privatpersoner.