Offentliga handlingar och diarium

Offentlighetsprincipen ger alla medborgare rätt att ta del av allmänna handlingar. Allmänna handlingar registreras i kommunen diarier. Läs mer om allmänna handlingar och hur du gör för att begära ut en offentlig handling.

Kontakt

Vänd dig till kommunens administrativa enhet för frågor om diariet och för att begära ut kommunstyrelsens allmänna handlingar.

Telefonnummer: 0141-22 50 00 (växel)
E-post: motala.kommun@motala.se

Handlingar hos nämnderna

Varje nämnd ansvarar för sitt eget diarium. Om du vill begära ut handlingar som finns hos någon nämnd hittar du kontaktuppgifter på nämndens webbsida.

Allmänna handlingar kan vara både pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter, som ett e-postmeddelande eller uppgift i ett datasystem. Handlingarna är för det mesta offentliga. Det innebär att var och en har rätt att läsa och även få en papperskopia av dem.

En handling är allmän om den:

  • förvaras hos en myndighet (till exempel kommunstyrelsens förvaltning eller en nämnd). Den kan till exempel förvaras i en mapp på datorn, i en pärm eller finnas registrerad i diariet.
  • är inkommen till myndigheten, har skickats eller på annat sätt överlämnats dit eller
  • är upprättad. Den räknas som upprättad till exempel när den är färdigskriven, när den har skickats eller när det ärende som handlingen tillhör är klart.

Ett diarium är ett register över vilka handlingar som finns hos kommunen. Handlingarna sorteras i olika ärenden för att det ska vara lätt att hitta handlingar som handlar om samma sak. Varje nämnd har sitt eget diarium.

I diarierna finns handlingar/dokument, ärenden, kallelser och protokoll som är inkomna, upprättade/skapade eller som har skickats. Diariet är offentligt och alla har rätt att söka och läsa i diariet.

Du kan även hitta handlingar i arkivet.

Enligt offentlighetsprincipen har alla rätt att ta del av allmänna handlingar, som är offentliga. Vänd dig till Motala kommuns registrator för att få ut en handling, motala.kommun@motala.se. Du behöver tala om vilka handlingar du är intresserad av att se, för att personalen ska kunna söka efter dem. Du behöver inte berätta vad du heter eller varför du vill se en viss handling. Handlingen ska sedan lämnas ut så snart som möjligt. Du kan också kontakta den nämnd som ansvarar för handlingen.

En handling som begärts ut granskas enligt offentlighets- och sekretesslagen samt dataskyddsförordningen innan den lämnas ut. Om du inte får ta del av handlingen så har du rätt att få ett skriftligt avslagsbeslut som du kan överklaga. Internt arbetsmaterial är inte allmänna handlingar och du har därför inte rätt att ta del av det.

Du som är journalist har en dator att tillgå i kommunhusets reception.

Vad som är sekretess bestäms av offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessbelagda (hemliga) handlingar får inte lämnas ut. Ibland är en del av en allmän handling sekretessbelagd, och du har då rätt att se de delar som är offentliga. Exempel på handlingar som är sekretessbelagda är ärenden som handlar om en enskilds personliga förhållanden inom socialtjänsten.

Om du skickar ett brev till kommunen blir det offentligt, om det inte finns regler i offentlighets- och sekretesslagen som säger att det inte ska vara så. Det räcker inte att skriva ”hemligt” eller ”förtroligt” på ett brev till kommunen.

Kommunen beslutar om en handling är hemlig och att den inte ska lämnas ut. Du har alltid rätt att överklaga ett sådant beslut till kammarrätten.

Grundregeln är att allmänna handlingar ska bevaras för att säkerställa allmänhetens möjlighet att få tillgång till dem. Om det finns ett gallringsbeslut i en dokumenthanteringsplan, får de dock gallras, det vill säga raderas. Enligt gällande lagstiftning kring arkiv och arkivering är det vissa handlingar som aldrig får gallras, utan ska bevaras för evig tid, exempelvis beslut i en nämnd, elevhälsovårdsjournaler, slutbetyg och barnplaceringsakter.

Läs mer om arkiv.

Dataskyddsförordningen är en lag som skyddar människor från att deras personliga integritet kränks genom att deras personuppgifter behandlas.

Läs mer om behandling av personuppgifter.

  • Hjälpte informationen på den här sidan dig?
  • Ja   Nej